Praktijkvragen AVG: wat mogen wij delen?

procesinleiding, kei, deurwaarder, gerechtsdeurwaarder, deurwaarder Breda, deurwaarder Eindhoven, deurwaarder Leiden, deurwaarder Amsterdam, deurwaarder roermond, procesinleiding, dagvaardingSinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. Wat betekent de AVG voor Van Arkel in de praktijk? Wat betekent dat voor debiteuren en opdrachtgevers, wat mag wel en wat mag niet?

De AVG vervangt de verouderde Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en heeft als doel persoonsgegevens beter te beschermen en die bescherming in de gehele EU gelijk te trekken.

Welke informatie mag gedeeld worden?

Gegevensbescherming is voor een gerechtsdeurwaarder van groot belang. Van Arkel is verantwoordelijk voor de data van haar klanten en debiteuren. Wij verwerken de gegevens die wij nodig hebben om ons werk goed uit te kunnen voeren.

Hierbij is het goed om nog eens te lezen wat er in de AVG staat:

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Gegevens van overleden personen of van organisaties zijn geen persoonsgegevens volgens de AVG.

Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens doorgeven aan personen of andere organisaties. De algemene regel is dat verstrekken van persoonsgegevens alleen mag als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.  Bron: Autoriteit persoonsgegevens

Minnelijke en gerechtelijke fase incasso

Bij een incassotraject hebt u te maken met de minnelijke fase en de gerechtelijke fase. Bij de minnelijke fase gaan wij aan de slag voor de opdrachtgever zonder tussenkomst van de rechter. Bij de gerechtelijke fase wordt een procedure gestart.

Minnelijke fase

In de minnelijke fase mag de volgende informatie gedeeld worden met de opdrachtgever:

  • Algemene Informatie over de verhaalbaarheid, dat wil zeggen het advies om wel of niet door te gaan met de vordering, hier mag geen inhoudelijke informatie verstrekt worden.
  • Adres en contactgegevens, als die afkomstig zijn uit openbare bronnen.

Gerechtelijke fase

In de gerechtelijke fase mag de volgende informatie gedeeld worden met de opdrachtgever:

  • Een exploot of proces-verbaal, ter verantwoording van de kosten.
  • Het vonnis. Het vonnis komt retour wanneer de vordering niet volledig voldaan is.
  • Bij derdenbeslag: de hoogte van de inhouding, die is beschikbaar voor het desbetreffende dossier.
  • Bij een bankbeslag: het gegeven dat er bankbeslag is gelegd en informatie over het beslag; of het beslag wel (+ bedrag van ontvangst) of geen doel heeft getroffen.
  • Bij een beslag op roerende zaken: de zaken waar beslag op is gelegd met uitzondering van persoonsgegevens zoals kentekens.
  • Bij een beslag op roerende zaken: informatie over het beslag zoals een pand. Pandgegevens zijn openbaar in te zien in het Kadaster.
  • Een specificatie van de vordering, zoals kosten en ontvangsten. Bankgegevens mogen niet verstrekt worden.
  • Algemene informatie over de behandeling van de zaak.

Geautoriseerde derden

De volgende derden zijn geautoriseerd om gegevens te ontvangen, onder voorwaarden:

  • Deurwaarders, bij wie de zaak in behandeling is gegeven.
  • Deurwaarders, bij verzoek om informatie (algemene info, geen specifieke).
  • Advocaten, geen telefonische informatie, mits zij vragen om een schriftelijk verzoek tot informatie.
  • Bewindvoerders, schuldhulpverleners, mits zij vragen om een schriftelijk verzoek tot informatie en eventueel een kopie van de beschikking.
  • Bij verzoeken van derden, familie en dergelijke wordt om een machtiging gevraagd.

Telefonisch contact

Bij telefonisch contact stellen we vast in hoeverre we gegevens mogen verstrekken. Dit is onder andere afhankelijk van het dossier en in welke fase het dossier zich bevindt en wie de gesprekspartner is. Als we in contact zijn met een debiteur, dan verifiëren we de achternaam en de geboortedatum. Zijn we in contact met een derde, dan worden deze zaken ook gecontroleerd. Als de medewerker twijfelt, kan deze een machtiging opvragen voordat we informatie verstrekken.

Voorbeelden van situaties met persoonsgegevens

Hieronder een aantal voorbeelden van informatie die wel of niet doorgegeven mag worden:

Voorbeeld 1
Wij hebben een zaak in behandeling waarvoor inmiddels de dagvaarding is opgesteld. Het blijkt dat de debiteur een nieuw adres heeft, dat nog niet in het bezit is van de opdrachtgever. Mag het nieuwe adres doorgegeven worden? Nee, het nieuwe adres mag niet worden doorgegeven aan de opdrachtgever.

Voorbeeld 2
Wij hebben een zaak in behandeling waarvoor inmiddels de dagvaarding is opgesteld. Het blijkt dat de debiteur een nieuw adres heeft, dat nog niet in het bezit is van de opdrachtgever. Opdrachtgever vraagt een kopie van de dagvaarding ter verantwoording van de verrichte werkzaamheden, mag dat? Ja, wij moeten ter verantwoording een kopie opsturen. We hoeven de persoonsgegevens hier niet uit te halen.

Voorbeeld 3
Debiteur heeft meerdere schulden en gezien de financiële situatie heeft het geen zin om beslag te gaan leggen. Hierbij is bekend wat de exacte schuldenlast is. Mogen we aangeven dat gezien de financiële situatie van debiteur en zijn partner het geen zin heeft om verdere stappen te ondernemen? Ja, hierbij mogen we alleen een advies in het algemeen geven en dus niet exact doorgeven wat de schuldenlast is.

Veelgestelde vragen opdrachtgevers

Een organisatie mag niet zomaar persoonsgegevens doorgeven aan personen of andere organisaties. Het verstrekken van persoonsgegevens mag alleen als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Wij krijgen sinds de invoering van de AVG veel vragen van opdrachtgevers over het wel en niet delen van informatie in dossiers. Hieronder hebben wij de meestgestelde vragen opgesomd. Per punt geven wij aan of wij deze informatie mogen delen met een opdrachtgever. In overweging nemen wij de grondslag, een wettelijke plicht of een overeenkomst en wat het doel is. Is het delen van de gevraagde informatie noodzakelijk voor het doel?

  1. De debiteur is overleden, de opdrachtgever vraagt om de datum van overlijden. Mogen wij deze informatie verstrekken? Dat mag alleen als deze informatie noodzakelijk is voor de opdrachtgever.
  2. Wanneer een debiteur in detentie wordt gehouden, het gegeven dat de debiteur gedetineerd is en de duur van de detentie? Nee.
  3. Of de debiteur een voertuig op naam heeft staan? Nee, tenzij dit noodzakelijke informatie is voor de opdrachtgever.
  4. Wanneer de debiteur een voertuig op naam heeft, wat de waarde is van het voertuig? Nee, tenzij dit noodzakelijke informatie is voor de opdrachtgever.
  5. Het inkomsten- en uitgavenformulier van een debiteur ter onderbouwing van een betalingsregeling? Nee, tenzij de debiteur daar toestemming voor heeft gegeven.
  6. Waar de debiteur nog meer schulden heeft en de hoogte van de schuldenlast? Nee, wij kunnen enkel aangeven of wij een beslagname of dagvaarding zinvol achten.
  7. Of beslagleggen wel of niet zinvol is? Ja.
  8. Schuldhulpverlening doet een betalingsvoorstel voor een debiteur en onderbouwt het voorstel met gegevens van de debiteur. Mag deze informatie een–op-een worden doorgezet? Nee, mits de debiteur daar toestemming voor geeft.
  9. De reden van bankbeslag dat geen doel heeft getroffen. Dus bijvoorbeeld geen saldo of geen rechtsverhouding meer. Nee, tenzij dit noodzakelijke informatie is voor opdrachtgever.
  10. De bank waar het bankbeslag is gelegd als wij dit gegeven niet van de opdrachtgever hebben ontvangen. Nee.
  11. De debiteur is geëmigreerd. Mogen wij aangeven naar welk land? Ja, uitgaande van het doel. Wilt u de zaak voortzetten in het buitenland? Van Arkel kan u wereldwijd van dienst zijn met het internationale incassonetwerk Sekundi.
  12. De opdrachtgever vraagt of wij de debiteur kennen uit het verleden en vraagt of wij meerdere zaken hebben van de debiteur. Nee, deze informatie mogen wij niet verstrekken.

Hebt u vragen?

Hebt u vragen over de AVG in combinatie met de werkzaamheden van Van Arkel? Neem gerust contact met ons op. U kunt ons telefonisch bereiken op 088-8252750 of stuur een mail naar accountmanagement@vanarkelgdw.nl.